Perkenalan dengan Absensi Karyawan
Software payroll Indonesia dengan Payrollbozz? Inilah cerita nostalgiaku dengan mesin absensi karyawan bersama software payroll Indonesia Payrollbozz.
Kepikiran tentang berbisnis, bisa menggaji karyawan sendiri, punya perusahaan, sistem rekrutmen, dan eh, satu lagi, absensi karyawan?
Pernah terpikir, sebenarnya bagaimana sih cara kerja sebuah sistem manajemen pekerja di sebuah perusahaan?
Bahkan, sebelum kenal magang di sebuah perusahaan, saya pernah melihat mesin absensi yang pakai kartu itu lho.
Mesin itu bisa aktif jika ada input kartu yang berisi absensi karyawan. Jika karyawan datang tepat waktu, maka mesin itu merekam aktivitas “masuk kerja”. Jika sudah waktunya pulang, tentu saja mesin itu juga merekamnya.
Itu 10 tahun lalu, ketika saya bertandang mampir ke kantor ayah dan ibu. Mesin itu sepertinya ajaib.
Sampailah ketika saya magang tahun 2018 lalu, saya bertemu mesin absensi karyawan itu lagi. Bedanya, mesin ini baru berfungsi jika ada sentuhan ibu jari. Namanya, mesin fingerprint.
Agak geli sih bersentuhan dengan benda yang langsung kena kulit. Terbayang kan berapa banyak bakteri yang hinggap di sensor layar sentuh itu. Apalagi setelah tangan mendorong gagang pintu, pasti kan, ewh.
Baca juga: Yuk Meet Yawme!
Oh, ternyata ada istilah Payroll Software
Ah, tapi terlepas itu semua, ternyata mesin-mesin ini ada istilah tersendiri, yakni payroll software. Mesin ini tentu hadir dan disertai dengan sebuah sistem operasi beserta perangkat lunaknya.
Payroll software adalah jenis perangkat lunak yang menjembatani perusahaan agar lebih mudah mengirim gaji ke karyawan dan absensi kerja.
Perangkat lunak ini termasuk bagian dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS; Human Resource Information System).
Dengan begitu, aktivitas karyawan yang datang dan pulang kerja (data jam kerja) direkam langsung dalam perangkat lunak, dan otomatis tersimpan sebagai basis data perhitungan gaji.
Perangkat lunak ini juga bisa menghitung pajak, potongan, atau upah lembur ke rekening karyawan.
Terus, bedanya apa dengan mesin absensi manual yang pernah kamu lihat?
Sebenarnya sih lebih akurat dan teratur, tanpa kesalahan. Kalau pun ada kesalahan, mungkin sih karena jaringan. Payroll software justru mengeliminasi kesalahan yang pernah dilakukan mesin-mesin absensi karyawan manual.
Jadi, kita nggak perlu protes ke bagian HR lagi gara-gara upah lembur lupa terbayar atau reimburse beli-beli sesuatu nggak kunjung dikirim.
Kecuali protes naik gaji sih~
Oke deh, terus seberapa mampu sih payroll software ini? Ramah pengguna nggak? UX-nya bagaimana? Lemot-lemot ngeselin gitu nggak sih?
Baik, kita bahas satu-satu deh. Jadi, secara umum payroll software ini berkemampuan spesifik, di antaranya:
a. Menghitung jumlah dan potongan gaji
Jumlah gaji kotor sudah ditetapkan, sistem juga ikut menghitung potongan-potongan gaji seperti BPJS Kesehatan/Ketenagakerjaan, pajak, asuransi, bahkan biaya reimburse dan pengeluaran lainnya. Praktis, langsung terekam.
Hm, gaji pertamaku berapa ya waktu itu? *memandang awan di antara pepohonan rindang kantor*
b. Membuat formulir pajak
Payroll software biasanya juga mampu membuat formulir pajak yang dibutuhkan perusahaan dan karyawan. Bisa dicetak ke badan pajak. Bisa juga jadi bahan evaluasi pemasukan-pemasukan yang dipotong pajak. *langsung lihat dompet masing-masing.
c. Menyimpan data secara aman dan otomatis
Flashback ke masa lalu, mesin absensi manual masih membutuhkan tenaga akuntan dan HR untuk mencocokkan data dan pengeluaran tertentu. Butuh waktu.
Tak jarang, berantem kalau data ada kesalahan. Salah dikit, diprotes habis-habisan dan dikejar… serem nggak sih?
Payroll software, meskipun diciptakan manusia, tetap saja butuh tenaga tersebut.
Meskipun demikian, perangkat lunak ini sudah tersusun dengan sistem aman dan terenkripsi. Data lama, juga otomatis terhapus jika sudah tidak diperlukan.
Bisa hemat kertas, tapi pengarsipan data tetap jalan ya.
d. Bisa disesuaikan dengan kebutuhan
Payroll software bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Tapi, itu juga tergantung sistem payroll software yang dipilih.
Penyesuaian ini diperlukan jika sebuah perusahaan butuh fitur tertentu yang akan lebih sering dipakai. Sehingga, pemakaian payroll software jadi lebih compact, terintegrasi, dan terencana.
Sederhananya, mereka akan sering menggunakan fitur-fitur pengelolaan absensi karyawan, penjadwalan, perizinan, pembuatan laporan keuangan/transaksi, dan lain-lain.
e. Berbasis awan
Untungnya, manajemen HR semakin berkembang seiring pesatnya teknologi. Sebagai pendukung Revolusi Industri 4.0, payroll software turut memanfaatkan penyimpanan berbasis awan.
Sehingga, perangkat lunak ini bisa diakses di mana saja dan kapan saja. Asal jaringan stabil aja ya. Jadi, update lebih mudah dan semakin bisa disesuaikan.
f. Self-service
Ya, karena terintegrasi dengan penyimpanan berbasis awan dan bisa diakses tanpa batas, maka payroll software benar-benar bersifat self-service atau mandiri.
Artinya, selain pihak HR, karyawan juga berhak mengakses data informasi. Seperti soal gaji, potongan, waktu kerja, bonus, dan perintilannya secara langsung.
Bahkan, karyawan juga bisa mengajukan sesuatu secara otomatis tanpa harus membuat surat permohonan pada HRD. Asal komunikasi dengan HRD tetap lanjut deh.
Ceki-ceki atau cek tetap penting supaya priviledge ini digunakan secara tahu sama tahu.
Soal UX software payroll Indonesia buatan lokal?
Lalu, bagaimana soal UX-nya? Nah, ini tergantung perspektif masing-masing.
Patokan UX ramah pengguna adalah mudah digunakan, diakses cepat, tidak sering crash, stabil, dan pastinya, punya desain material yang menenangkan mata.
Kalau soal ini, kamu juga bisa komunikasikan dengan pihak pengembang payroll software. Apalagi kamu sudah kenal dengan HR, bisa banget jadi masukan bukan?
Nah, kebetulan saya ketemu software payroll Indonesia yang bernama Payrollbozz.
 |
| Tampilan halaman depan situs Payrollbozz |
 |
| Daripada penasaran, yuk buat akun untuk daftar demonya~ |
 |
| Ada yang kamu kenal? Kalau kenal, selamat ya! |
Sebagai penutup, sebelum memilih dan menggunakan software payroll Indonesia dan buatan lokal, cek dulu kredibilitas pihak pengembang ya!
Cek, apakah ada perusahaan yang kamu kenal jika menggunakan payroll software tersebut. Kalau kenal, selamat ya!
—
Sumber:
Apa itu Payroll Software? Pengertian dan Manfaat – KaryaOne https://www.karyaone.co.id/blog/payroll-software/
Pingback: 4 Serba-Serbi Pekerja Lepas, Bagaimana Ceritanya? - Nadia K. Putri